フリーランスとして働くなら、契約書などの書類フォーマットを作ろう

フリーランスとしての営業の中で、クラウドソーシングを通じた案件とクライアントに対して直接取引きを提案する案件があります。
クラウドソーシングを通じた案件の場合は、各種書類は規定フォーマットにより既に準備されているので改めて作る必要はありませんが、直接のお取引の場合は自分で書類フォーマットを準備しておく必要があります。
ここでは、どういった種類の契約書があり、それぞれ何に気をつけてフォーマットを作れば良いのかをご紹介していきます。

書類の種類

見積書

見積書は、クライアントの要望をヒアリングした上で、その案件がいくらで実現可能なのかの内訳を記載した書類です。
見積書を作る際は、総合金額だけではなく、何の作業がいったいどのくらいの価格なのかを示す内訳で記載しましょう。クライアントは対企業ではなく対フリーランスとの契約を行う際、概ねコストを抑えたいという要望を持っています。そのため、「この価格は本当に適正なのか?無駄な出費は削減できているのだろうか?」という視点で見積書を見ます。
その際に総合金額だけで記載がされていると、根拠が無い数字として価格の適正さがクライアントに伝わりません。
最初から内訳で細かく記載しておくことで、金額の根拠がクライアントに伝わり、一度で納得してもらいやすくなります。
また、内訳があることで「言った」「言わない」問題を防ぐことができます。クライアントとの認識のずれが原因で起こるトラブルからあなた自身を守るためにも、見積書では細かく作業の内容を記載しておきましょう。

契約書

契約書は、案件の契約を行う際にクライアントと交わす、該当契約の内容が記載された書類で、契約者同士の署名・押印・収入印紙が必要となります。
契約書を交わすことにより、細部に至る契約情報の双方合意ができ(認識の食い違いが防止できる)、トラブル時には契約書があることでどこまでが契約の範囲内なのかがはっきりします。
長期にわたる案件や規模の大きい案件を行う際には、認識の食い違いやトラブル防止のためにも契約書を交わしておきましょう。
契約書を交わすことによって、あなたに対する信頼感をアップさせることができるというメリットもあります。

しかし、「契約=契約書が必須」というわけではありません。
民法上では「諾成契約」というものがあり、双方の合意があれば、契約は必ずしも書面である必要はないとされています。

諾成契約
当事者の合意だけで、契約目的物の交付を必要とせず成立する契約。日本民法では、契約自由の原則の方式の自由から、契約は原則として当事者の合意のみで成立する諾成契約が原則とされる

クラウドソーシングサイトを通じての契約は、この諾成契約での契約となります。そのため、クラウドソーシングサイト上での帳票では「契約書」は存在せず、変わりに「発注書」を交わすことができるようになっています。
フリーランスとしてWEB上で仕事を行う際は、短いスパンでの小規模案件が非常に多いです。小規模案件毎に契約書の取り交わし、郵送を行うのはなかなかの手間となります。そんな時は諾成契約による発注書・注文書で対応すると、事務負担を減らすことができます。
大規模〜中規模な案件は契約書の取り交わし、小規模案件は発注書・注文書での対応とするなど、それぞれのリスクと手間のバランスを考えながら使い分けると良いでしょう。

納品書

納品・検収書は、実制作が完了して成果物をクライアントに収める時に発行する書類です。主に、請求書と合わせてお渡しすることが多い書類になります。
成果物に対して納品書を発行することによって、クライアントは作業に漏れが無いかの確認ができます。最初の見積もり時に提案していた作業を確実に行ったという保証にもなるため、クライアントが安心して納品物を受け取ることができます。

請求書

請求書は、あなたがクライアントとの契約で行った業務に対する報酬を受け取るための書類です。つまり、あなたがクライアントに対して金銭を請求する場合、その額に問わず必要となる書類となります。
請求書には日付、入金先口座の情報、合計金額が記載されていれば良いとされていますが、その請求書が何の業務に対する請求なのかがわかるように、タイトル、作業内容も記載するようにしましょう。追加の作業が発生したことによる見積もり料金からの追加料金がある場合は、どこまでが当初の契約の金額で、どこからが追加料金になるのかがわかりやすいように記載しておきましょう。

領収書

領収書は、クライアントから確かに報酬を受け取ったという証明書類となります。
クライアントから報酬が振り込まれたら、すぐに領収書を発行しましょう。
5万円未満の報酬の場合は収入印紙が不要なため、領収書をPDFでメール添付することも可能です。
5万円を超える報酬の場合は、金額に応じた収入印紙が必要となります。領収書を印刷し、収入印紙貼り付けの上に割印をしましょう。領収書は郵送でクライアントへ届けましょう。

契約書の注意事項

見積書

見積書には、以下の内容を記載します。
・書類発行日
・書類有効期限
・見積書番号
・件名
・明細金額と合計金額
・宛名
・屋号情報

書類発行日は、見積書を作成した日付を記入します。
また、その見積もりがいつまで有効であるかを示す、書類有効期限も記入しておきましょう。この記入がないと、1年以上たった古い見積もりでも有効となってしまいます。概ね、この有効期限は発行日から1ヶ月前後で定めることが多いです。
見積書番号は、書類を管理する上で記入するものですが、必須ではないので特に不要という方は省略可能です。
件名には、わかりやすく簡潔なタイトルを付けましょう。具体的な作業の内容は明細金額の一覧を見ればわかることですから、あまり長くならない方が見易いです。
宛名にはクライアントの名前を書きます。企業の場合は(株)といった略称を使わずにしっかりと正式名称で記入しましょう。
屋号情報として、自分の屋号名(個人名でも可)、事業住所、連絡先を記載しておきましょう。
見積書は、「誰が」「誰に対して」「どんな内容が」「いくらで」提案しているのかがはっきりとわかるように作りましょう。
私が使っているフォーマットを参考としてあげておきます。よろしければカスタマイズして使ってください。

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見積書フォーマットダウンロード

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注文書付き見積書フォーマットダウンロード

契約書

契約書では、以下の内容を抑えつつ、自分が締結する契約内容に沿って内容を記載します。
内容は、トラブル防止のためにできるだけ具体的かつ不明瞭な表現は避けるようにしましょう。
・履行期限
・存続期間(継続契約の時)
・解約条件
・補償・連帯保証内容
・損害賠償内容
・強制執行認諾約款
・諸費用の負担
・規定外事項
・裁判管轄
・収入印紙

まず最初に「この契約がいつまでに何をする契約であり、いつまで有効なのか」という履行期限・存続期間を記載しておきます。
解約条件とは、クライアントまたはあなたが、やむをえず契約を解除したいと思った時に参照する項目です。通常、アクシデントがない限り契約は存続するものですが、どうしても契約の存続が難しい場合もありますので、その時に備えて記載しておきましょう。
フリーランスの場合、個人での契約となりますので、万が一当事者の支払い能力が無くなってしまった時に備えて連帯保証をしておく必要があります。
損害賠償は、何かしらのアクシデントによる契約不履行時にどういった賠償をするのかの定義です。金銭での支払いの場合、概ね総契約期間のうち何割、ということを年率または月割り計算によって算出します。
強制執行認諾約款とは、契約不履行により損害賠償が発生したにもかかわらず、速やかな支払いが行われなかった場合の取り立てを行うために必要な項目です。この項目が記載されていない場合は、別途裁判所への訴えを通して請求を行うことになります。
諸費用の負担に関する記載では、手数料など契約金額に含まれない費用の支払いはどちらが持つのかを明記しておきます。
規定外事項では、これらの契約書の中に無い問題が発生した時は、両者協議するという内容を記載しておきましょう。
裁判管轄は、規定外事項が当人同士での解決ができない場合など、裁判所に判断を依頼する時にどの裁判所に依頼するのかを明記しておきます。
契約書には収入印紙が必要となります。双方の署名押印のち、収入印紙を貼りつけ、割印しましょう。

納品書

納品書には、以下の内容を記載します。
・書類発行日
・納品書番号
・件名
・明細金額と合計金額
・宛名
・屋号情報

基本的に、納品書に記載する内容は見積書と同じになります。
追加料金の発生などがあった場合は、その旨をわかりやすく記載しておきましょう。

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納品書フォーマットダウンロード

請求書

請求書には、以下の内容を記載します。
・書類発行日
・請求書番号
・件名
・明細金額と合計金額
・宛名
・屋号情報
・入金振込先情報

請求書も、基本的には見積書・納品書と同じ内容になります。
請求金額をどこに振り込めば良いのかをわかりやすく明記しておきましょう。

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請求書フォーマットダウンロード

領収書

領収書には、以下の内容を記載します。
・書類発行日
・宛名
・領収金額
・品名
・(収入印紙)

領収書の発行日は、代金が振り込まれた日付を記入します。
宛名にはクライアントの名前を書きます。企業の場合は(株)といった略称を使わずにしっかりと正式名称で記入しましょう。
領収金額は、受け取った料金の総額を記入します。
ここで、領収金額の書き方について注意したいのが、改ざん防止のために金額の前後にある表記をしなくてはならない、ということです。この表記が漏れている領収書は、有効な領収証として認められないことがありますので注意しましょう。
改ざん防止のための表記には以下のような書き方があります。

¥○○○,○○○※
¥○○○,○○○ー
金○○○,○○○円也

品名では、しっかりと「何の作業に対する報酬」なのかがわかる記載をしましょう。
テンプレートとして「お品代として」といった省略を使用すると、後に正式な領収書として認められないことがありますので注意しましょう。

また、領収書では受け取り金額に応じて収入印紙を貼る必要があります。収入印紙の額は以下の表の通りです。(フリーランスで使用する可能性がある1円〜1,000万円までの金額別収入印紙の種類を記載しております)

1~4万9999円 収入印紙なし
5万円〜100万円 200円
100万1円〜200万円 400円
200万1円〜300万円 600円
300万1円〜500万円 1,000円
500万1円〜1,000万円 2,000円

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領収書フォーマットダウンロード

まとめ

いかがだったでしょうか。ここでは、フリーランスとして活動していくために必要な書類について見ていきました。
最初から全ての書類を完璧にする必要はありませんが、無料テンプレートをダウンロードするなどして、事業を始める前に一通りは揃えておきましょう。事前に準備することで、いざ必要な時にすぐにクライアントに渡すことができます。
また、ちょっと時間が空いた時には自分が現在使用している書類を見直してみましょう。自分なりにカスタマイズできる部分が見つかります。
特に、契約書の内容は本来事業者ごとに異なるものですので、やっていく中で自分にぴったりな内容でカスタマイズしていきましょう。

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